Aija Hentilä, lehtori, Tulevaisuuden biotalous, Lapin AMK, Rovaniemi
Maarit Timonen, lehtori, Tulevaisuuden biotalous, Lapin AMK, Rovaniemi
Johtaminen on vaikeaa; itsensä johtaminen vieläkin vaikeampaa. Näin meistä useimmat joutuvat myöntämään oman toiminnan kriittisen arvioinnin jälkeen.
On olemassa useita nykyaikaisia johtamismenetelmiä, joissa kiinnitetään huomiota erityisesti johtamisen tehokkuuteen ja siitä seuraavaan tuloksen tai tavoitteen parempaan saavutettavuuteen. Tällaisista menetelmistä tunnetuimpia ovat Lean- johtaminen ja erilaiset laatu- ja ympäristöjärjestelmät, joiden keskeinen tavoite on tehostaa toimintaa, pienentää resurssien hukkaa kuten aikaa, rahaa ja vaivaa sekä parantaa tätä kautta taloudellista tulosta. Tällaisen ajattelutavan ja johtamisen pitäisi olla se helpoin tie korjata, parantaa ja kehittää yrityksen ja yrittäjän toimintaa tuloksellisempaan suuntaan. Joko sinä olet kokeillut?
Prosessikuvaukset oman toiminnan tehostamisen työväline
Laatu- ja ympäristöjärjestelmät ovat osa yrityksen, tilan, toiminnan seuranta- ja johtamisjärjestelmiä. Niissä voidaan keskittyä yrityksen keskeisiin toimintoihin, erilaisiin prosesseihin, joita ovat mm. hankinta-, tuotanto-, markkinointi- ja jakeluprosessit. Näitä toimintoja voidaan kuvata pienempiin ja pienempiin yrityksen toimintoihin (prosessikuvaukset) ja samalla tunnistaa toimintaan vaikuttavia muuttujia.
Prosessikuvausten kautta voidaan hakea prosessin kehitettäviä kohteita ja toimintoja: mikä toimii ja mikä ei huomioiden joko tuotteen tai tuotannon laatu tai yrityksen ympäristötekijät? Esimerkkinä uuden CAP-tuen tuomat muutokset tukijärjestelmään ja tuen maksamisen ehtoihin. Useimmalla tilalla joudutaan miettimään uutta tapaa toimia tuotannon- tai/ja ympäristölaadun näkökulmasta. Käytännössä tämä vaatii sopeuttamaan tilan toimintaan uusiin tavoitteisiin, mitattaviin muuttujiin ja samalla maksimoimaan tarjolla olevaa julkista tukea. Prosesseja opimme kuvaamaan ja tunnistamaan niiden eri vaiheita kurssin aloitusjaksolla.
Vanha sanonta on, että mitä mittaat, sitä voit tavoitteellisella työllä parantaa. Mitattavia asioita voivat yhtä lailla olla taloudellinen tulos kuin esimerkiksi käytetty työaika, yksikkökustannukset, poistettavat eläimet, tuotetun viljan ominaisuudet kuten puhtaus ja valkuaisarvo tai monelle yrittäjälle tärkeä työn jälkeen jäävä vapaa-ajan määrä. Mittareita ja niiden hyödyntämistä käsittelemme kurssin toisessa osassa.
Hyvin aloitettu on jo melkein puoliksi tehty
Miten ihmeessä voidaan kerta toisensa jälkeen sortua odottamaan lopputuloksen olevan jollain tavalla parempi tai erilainen, ellei asialle tehdä tarvittavia muutoksia, jotta lopputulos olisi entisestään parempi. Mikään ei tule koskaan muuttumaan, ellei kukin itse sitoudu johtamaan suunniteltua muutosta. Aluksi muutos täytyy siis suunnitella hyvin ja tämän jälkeen ryhtyä toteuttamaan. Kehittäminen ja edistyminen edellyttää aina jonkintasoista muutosta.
Menestyäkseen täytyy panostaa prosessien hallintajärjestelmiin sekä keskeisiin johtamisen ja toiminnan prosesseihin. Toiminnasta tunnistetaan ja priorisoidaan kehityshyppyjen ja jatkuvan parantamisen mahdollisuudet sekä asetetaan niille kehitystavoitteet. Kaikki prosessit koostuvat joukosta erilaisia toimintoja, joiden läpi edetään vaihe vaiheelta tietyn resurssitehokkuuden avulla. Tästä edellä kuvatusta toiminnasta käytetään termiä virtaustehokkuus, joka on LEANin tehokkuuden muoto. Keskeistä tässä virtaustehokkuudessa on aika, joka kuluu tarpeen tunnistamisesta sen tyydyttämiseen. Lean pitää sisällään erilaisia työkaluja ja toimintoja, jotka edesauttavat prosessien kehittymistä ja tehostamista eli virtaustehokkuuden parantamista prosessissa.
Muutos ja edistyminen lähtee siis liikkeelle suorittajasta eli tekijästä, kaikki valta edistymiselle on omissa käsissä. Anna metsästysvietille lupa iskeä kiinni hukan metsästykseen ja lähde muutoksen polulle rohkeasti. Töitä kahdeksan eri hukkatyyppien metsästämisessä riittää ja niitä löytää varmasti jokainen, joten tyhjin käsin ei kukaan jää tämän matkan aikana.
Kaikkea ei voi, eikä kannata yrittää parantaa ja kehittää kerralla. Kannattaa aloittaa itselle ja yritykselle tärkeimmistä ja selkeimmistä asioista, joihin voi vaikuttaa omilla valinnoillaan ja toiminnallaan. Esimerkkinä kilpailuttaa säännöllisesti palvelun tarjoajat kuten sähkö, puhelin ja vakuutukset tai siirtää kirjanpidon ammattilaiselle, jonka kanssa sitten yhdessä voi löytää uusia kehitettäviä kohteita kustannusten hallinnan osalta. Yleensä säästetty euro on helpommin ansaittu euro, kuin uusi tuotannon lisäämisestä saatu euro.
Tervetuloa opiskelemaan tuotannon johtamista kanssamme Osaava Farmari-hankkeen koulutuksiin tammikuussa 2023. Koulutukset järjestetään verkossa. Ilmoittaudu mukaan tästä linkistä https://osaavafarmari.fi/tuotantoprosessien-kehittaminen/ .
Kuullaan ja nähdään linjoilla!
P.S Et tarvitse aikaisempaa osaamista digitaalisista opiskeluvälineistä, jos sinulta löytyy toimiva nettiyhteys ja sähköpostiosoite, johon voimme lähettää sinulle kutsun verkkoluokkaan ja opiskelumateriaalit. Sähköpostisoite kysytään ilmoittautumisen yhteydessä.
kuva: www.unsplash.com